Datenschutz­erklärung

1. Verantwortlicher
2. Hosting & Server-Logs
3. Cookies & Speicher im Browser
4. Anfrage-Formulare
5. Mitgliederbereich
6. Fotos & Beiträge
7. Anmeldung zu Aktionen und Lagern
8. Newsletter
9. QR-Codes
10. Links & Schriften
11. Deine Rechte

1. Verantwortlicher

Stamm Diadochen im Bund der Pfadfinder*innen (BdP)
Röhrer Weg 30, 71032 Böblingen
E-Mail: info@diadochen.de

Ansprechperson: bitte eintragen.

2. Hosting und Server-Logfiles

Die Website liegt bei unserem Hosting-Anbieter udmedia in Deutschland. Beim Aufruf speichert der Server automatisch technische Daten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser). Das ist nötig, um die Seite sicher auszuliefern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden nach kurzer Zeit gelöscht.

Bitte Speicherdauer beim Hoster erfragen und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen.

Die Verbindung ist per SSL/TLS verschlüsselt – zu erkennen an „https://“ und dem Schloss-Symbol im Browser.

3. Cookies und Speicher im Browser

Für Besucher*innen setzen wir keine Cookies. Ob du die Seite hell oder dunkel angezeigt bekommst, merkt sich nur dein eigener Browser; diese Einstellung wird nicht an uns übertragen.

Wenn du dich im Mitgliederbereich anmeldest, wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie gesetzt, damit du angemeldet bleibst (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Es wird beim Abmelden bzw. nach Ende der Sitzung gelöscht.

4. Anfrage-Formulare

Wenn du eine Schnupperstunde oder den Zeltplatz anfragst, verarbeiten wir die Angaben aus dem Formular (z. B. Vorname, Alter, E-Mail, Zeitraum), um deine Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Anfrage geht an die zuständige Gruppenleitung bzw. an die Zeltplatzverwaltung.

Wird aus einer Schnupper-Anfrage keine Mitgliedschaft, löschen wir die Daten spätestens 6 Monate nach der letzten Rückmeldung. Zeltplatz-Anfragen und Buchungen bewahren wir so lange auf, wie es für Abrechnung und gesetzliche Pflichten nötig ist.

Wenn du über unseren Verleihkatalog Material anfragst, speichern wir Name, Kontakt (Telefon oder E-Mail), Zeitraum, das gewünschte Material und deinen Hinweis, um die Ausleihe abzustimmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Diese Angaben löschen wir 6 Monate nach dem Ende der Ausleihe.

5. Mitgliederbereich

Mitglieder, Leiter*innen und Eltern können sich selbst registrieren. Wir speichern dafür Vorname, Nachname (freiwillig), Pfadfindername, Gruppe, E-Mail-Adresse und ein verschlüsseltes Passwort (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Stammesleitung schaltet Konten frei und vergibt Rollen. Konten werden gelöscht, wenn jemand den Stamm verlässt oder eine Registrierung abgelehnt wird.

Im Mitgliederbereich werden außerdem gespeichert: Zusagen zu Terminen, Ausleihen und Reservierungen von Material (wer, was, bis wann) sowie hochgeladene Fotos von Material. Für das Kalender-Abo bekommt jede Person einen persönlichen, geheimen Link.

Wer es einschaltet, nutzt eine Zwei-Faktor-Anmeldung. Dafür wird ein verschlüsselter Schlüssel gespeichert; die Codes erzeugt eine App auf dem eigenen Handy, es werden keine Daten an Dritte übertragen.

Die Stammeskasse ist eine eigene Anwendung mit eigenem Login. Wer dort ein Konto hat, kann sie über einen einmaligen, kurz gültigen Link aus dem Mitgliederbereich öffnen; dabei wird nur die E-Mail-Adresse übergeben. Für die Kasse gilt eine gesonderte Datenschutzinformation.

6. Fotos und Beiträge

Fotos von Personen veröffentlichen wir nur mit Einverständnis – bei Kindern mit dem der Eltern (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Fotos können auch nur für angemeldete Mitglieder sichtbar sein. Wer ein Foto entfernt haben möchte, schreibt uns kurz; wir löschen es umgehend.

7. Anmeldung zu Aktionen und Lagern

Für Lager und Fahrten können Eltern ihr Kind online anmelden. Wir speichern Name und Geburtsdatum des Kindes, Gruppe, Name und Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten, einen Notfallkontakt sowie die Angaben zu Fotos und Schwimmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Hinweise zu Allergien, Medikamenten oder Ernährung sind Gesundheitsdaten. Wir speichern sie nur mit ausdrücklicher Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) und zeigen sie nur der Lagerleitung. Diese Zusatzangaben werden 3 Monate nach Ende des Lagers automatisch gelöscht.

Name, Geburtsdatum, zahlende Person, E-Mail-Adresse und der Teilnahmebeitrag werden in unsere Stammeskasse übernommen, damit wir Beiträge und Zahlungen zuordnen und die Aktion abrechnen können (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Dort gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsunterlagen. Gesundheitsangaben gehen nicht in die Kasse.

8. Newsletter

Wer unseren Newsletter möchte, gibt seine E-Mail-Adresse an und bestätigt die Anmeldung über einen Link in einer E-Mail (Double-Opt-in, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wir speichern nur die E-Mail-Adresse und den Zeitpunkt der Anmeldung und Bestätigung. Jede Mail enthält einen Abmelde-Link; nach der Abmeldung löschen wir die Adresse. Wir nutzen keinen externen Newsletter-Dienst und messen keine Öffnungen oder Klicks.

Mitglieder und angemeldete Teilnehmende bekommen außerdem Rundmails zu Gruppenstunden, Aktionen und Vereinsangelegenheiten an die bei uns hinterlegte E-Mail-Adresse (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wer das nicht möchte, sagt uns einfach Bescheid.

9. QR-Codes

Auf Karten und Plakaten nutzen wir QR-Codes mit einem Zusatz im Link (z. B. ?von=weihnachtsmarkt). Er wird nur mitgeschickt, wenn du danach eine Anfrage absendest, damit wir sehen, welche Aktion etwas gebracht hat. Es gibt dabei kein Tracking und keine Profile.

10. Externe Links und Schriften

Wir verlinken auf Instagram, den Stammes-Shop und Seiten des BdP. Es sind nur Links – erst wenn du sie anklickst, verlässt du unsere Seite, und es gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

Alle Schriften werden von unserem eigenen Server geladen, nicht von Google oder anderen Diensten.

11. Deine Rechte

Du hast jederzeit das Recht auf Auskunft über deine gespeicherten Daten, auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie auf Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit formlos per E-Mail widerrufen; die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

Stand: Entwurf, Oktober 2026

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